تعرف على الفاتورة الإلكترونية في السعودية، وكيف تعمل، وما الفرق بينها وبين الفاتورة التقليدية، وأهم المميزات والمتطلبات ودورها في الفوترة الإلكترونية.
أصبحت الفاتورة الإلكترونية في السعودية جزءًا أساسيًا من منظومة إدارة الأعمال لدى المنشآت الخاضعة لمتطلبات الفوترة الإلكترونية. ولم يعد إصدار الفاتورة مجرد عملية لإثبات البيع أو تقديم الخدمة، بل أصبح مرتبطًا بنظام إلكتروني يساعد على تنظيم عمليات البيع والمحاسبة وحفظ البيانات والامتثال للمتطلبات المعمول بها.
وقد أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منظومة الفوترة الإلكترونية "فاتورة" بهدف تحويل عملية إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات من الأسلوب الورقي إلى عملية إلكترونية منظمة. وبدأ تطبيق المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، بينما بدأت المرحلة الثانية الخاصة بالربط والتكامل اعتبارًا من 1 يناير 2023 بشكل تدريجي.
لكن ما المقصود تحديدًا بالفاتورة الإلكترونية؟ وهل مجرد تحويل الفاتورة الورقية إلى ملف PDF يجعلها فاتورة إلكترونية؟ وما الفرق الحقيقي بينها وبين الفاتورة التقليدية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني، وتتضمن المتطلبات اللازمة للفواتير الضريبية وفق نوع المعاملة.
وتوضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو الفاتورة التي تم تصويرها أو مسحها ضوئيًا لا تعتبر فاتورة إلكترونية لمجرد تحويلها إلى صورة أو ملف إلكتروني.
وهنا يظهر الفرق الأساسي بين الفاتورة الإلكترونية والورقية: طريقة إنشاء الفاتورة ومعالجتها وحفظها، وليس فقط شكلها النهائي.
فعلى سبيل المثال، إذا قامت شركة بكتابة فاتورة ورقية ثم قامت بمسحها ضوئيًا وتحويلها إلى PDF، فإن ذلك لا يجعلها فاتورة إلكترونية بالمعنى التنظيمي للفوترة الإلكترونية.
أما إذا تم إنشاء الفاتورة من خلال نظام فوترة إلكتروني متوافق، وحفظها وإصدارها وفق المتطلبات المحددة، فهي تدخل ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية.
تعتمد الفاتورة الإلكترونية على استخدام نظام فوترة إلكتروني يقوم بإصدار الفاتورة وحفظ بياناتها بطريقة منظمة.
فعند إتمام عملية بيع أو تقديم خدمة، يقوم المستخدم بإدخال بيانات العملية في النظام، مثل:
بعد ذلك يقوم النظام بإنشاء الفاتورة وفق المتطلبات المحددة.
وفي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، يجب على المنشآت المستهدفة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك "فاتورة"، مع إصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة. ويتم تطبيق هذه المرحلة على مجموعات بشكل تدريجي.
توجد أنواع رئيسية من الفواتير الضريبية الإلكترونية، ومن أهمها:
تصدر غالبًا في المعاملات بين المنشآت، وتحتوي على عناصر الفاتورة الضريبية المطلوبة.
وتستخدم بشكل شائع في معاملات B2B، أي المعاملات بين منشأة ومنشأة أخرى.
تصدر غالبًا في المعاملات بين المنشأة والمستهلك النهائي B2C، وتحتوي على العناصر الرئيسية المطلوبة للفواتير الضريبية المبسطة.
لذلك لا ينبغي الخلط بين مصطلح "الفاتورة الإلكترونية" ونوع واحد محدد من الفواتير؛ فالفاتورة الإلكترونية يمكن أن تكون فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة بحسب طبيعة المعاملة والمتطلبات المنطبقة.
الفاتورة التقليدية هي الفاتورة التي يتم إعدادها بالطرق الورقية أو التقليدية خارج نظام الفوترة الإلكترونية.
وقد تكون مكتوبة يدويًا أو يتم إعدادها من خلال أدوات لا تحقق متطلبات نظام الفوترة الإلكترونية.
ومن أمثلتها:
وهنا يجب الانتباه إلى نقطة مهمة: تحويل الفاتورة الورقية إلى ملف إلكتروني لا يجعلها فاتورة إلكترونية وفق تعريف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
يمكن توضيح الفرق بينهما من خلال عدة نقاط أساسية:
| وجه المقارنة | الفاتورة الإلكترونية | الفاتورة التقليدية |
|---|---|---|
| طريقة الإصدار | من خلال نظام إلكتروني | ورقي أو بطريقة تقليدية |
| الحفظ | إلكتروني ومنظم | غالبًا ورقي أو ملفات منفصلة |
| إدخال البيانات | يتم من خلال النظام | قد يتم يدويًا |
| سهولة البحث | سهلة من خلال النظام | تحتاج إلى البحث في الملفات |
| التكامل المحاسبي | يمكن ربطها بالحسابات | غالبًا تحتاج إلى إدخال البيانات يدويًا |
| إدارة الفواتير | مركزية ومنظمة | قد تكون موزعة بين الملفات |
| التتبع | أسهل من خلال النظام | أكثر صعوبة |
| الأتمتة | مرتفعة | محدودة |
| التكامل مع الأنظمة | متاح بحسب النظام | محدود |
| متطلبات الفوترة الإلكترونية | مصممة لتحقيقها | لا تحققها بمجرد كونها ورقية |
لا.
هذه من أكثر النقاط التي يحدث فيها خلط لدى أصحاب المنشآت.
قد تكون هناك فاتورة يتم إرسالها للعميل بصيغة PDF، ولكن وجود ملف PDF وحده لا يعني أن الفاتورة إلكترونية وفق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
العبرة ليست بامتداد الملف فقط، وإنما بطريقة إصدار الفاتورة من خلال النظام ومتطلبات الفاتورة الإلكترونية.
ولهذا فإن تصوير فاتورة ورقية أو مسحها ضوئيًا ثم إرسالها إلى العميل لا يحولها تلقائيًا إلى فاتورة إلكترونية.
تساعد الفاتورة الإلكترونية المنشآت على تقليل الاعتماد على المستندات الورقية وحفظ بيانات الفواتير بشكل إلكتروني.
يمكن إنشاء الفاتورة مباشرة من النظام بمجرد إتمام عملية البيع أو تقديم الخدمة.
بدلًا من الاحتفاظ بعدد كبير من الملفات الورقية، يمكن تخزين الفواتير داخل النظام والوصول إليها إلكترونيًا.
يمكن البحث عن فاتورة معينة باستخدام بيانات مثل رقم الفاتورة أو العميل أو التاريخ.
عندما تكون بيانات المنتجات والعملاء والأسعار محفوظة داخل النظام، يمكن تقليل تكرار إدخال البيانات يدويًا.
يمكن ربط الفاتورة الإلكترونية بالحسابات والمبيعات والمخزون والعملاء، بحسب إمكانيات النظام المستخدم.
وهذا يجعل برنامج المحاسبة السحابي خيارًا مهمًا للمنشآت التي تريد إدارة الفواتير والعمليات المالية من نظام واحد.
هناك فرق بين المصطلحين.
الفاتورة الإلكترونية هي المستند الإلكتروني الناتج عن عملية البيع أو تقديم الخدمة.
أما الفوترة الإلكترونية فهي المنظومة أو العملية التي تنظم إصدار وحفظ ومعالجة الفواتير والإشعارات إلكترونيًا.
وبالتالي يمكن القول:
الفاتورة الإلكترونية = المستند
الفوترة الإلكترونية = المنظومة والعملية التي يتم من خلالها إصدار وإدارة المستندات إلكترونيًا
وقد أوضحت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن منظومة الفوترة الإلكترونية تهدف إلى تحويل إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادلها ومعالجتها بصيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري.
تطبق متطلبات الفوترة الإلكترونية على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية وفق الضوابط المحددة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
وقد بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، وتتطلب إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا باستخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق.
أما المرحلة الثانية، فقد بدأت اعتبارًا من 1 يناير 2023 بشكل تدريجي، وتتضمن ربط نظام الفوترة الإلكترونية لدى المنشآت المستهدفة مع أنظمة الهيئة وإصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة.
يجب أن يكون نظام الفوترة المستخدم قادرًا على التعامل مع متطلبات الفوترة الإلكترونية التي تحددها الهيئة.
وتشمل متطلبات الفاتورة بحسب نوعها وطبيعة المعاملة مجموعة من البيانات والعناصر التي يجب تضمينها في الفاتورة.
كما تنشر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مواصفات الفاتورة الإلكترونية وقاموس بيانات الفوترة والمتطلبات الرقمية لبناء صيغة الفواتير الإلكترونية. وقد تم تحديث صفحة مواصفات الفاتورة الإلكترونية في مارس 2026.
لذلك عند اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية لا يكفي النظر إلى تصميم الفاتورة أو سهولة طباعتها، بل يجب التأكد من قدرة النظام على التعامل مع المتطلبات التقنية والتنظيمية المطلوبة.
استخدام برنامج متخصص في الفوترة الإلكترونية يمكن أن يساعد الشركة على تنظيم دورة الفاتورة بالكامل، بدءًا من إنشاء الفاتورة وحتى حفظها ومتابعتها وربطها بالعمليات المالية.
ومن أهم الفوائد:
وهنا تظهر أهمية اختيار برنامج محاسبة ومبيعات يوفر الفوترة الإلكترونية ضمن منظومة متكاملة بدلًا من استخدام برنامج منفصل لكل عملية.
أصبحت الفوترة الإلكترونية جزءًا مهمًا من أنظمة المحاسبة السحابية في السعودية.
فعندما تكون الفاتورة مرتبطة بنظام محاسبي سحابي، يمكن أن تنتقل بيانات العملية إلى الحسابات والمبيعات والمخزون والعملاء وفق إعدادات النظام.
وبدلًا من قيام الموظف بإصدار فاتورة ثم إعادة إدخال بياناتها في برنامج المحاسبة، يمكن للنظام المتكامل تقليل هذه الخطوات.
ولهذا يمكن الربط داخليًا بين هذا المقال ومقال:
المحاسبة السحابية في السعودية | ما هي وكيف تساعد الشركات؟
كما يمكن ربطه بمقال:
برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة في السعودية
ومقال:
برنامج رقم للمحاسبة والمبيعات | الحل المتكامل لإدارة أعمالك
لا ينبغي اعتبار مجرد استخدام Excel لإعداد فاتورة دليلًا على تحقيق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
فالمشكلة ليست في كون الفاتورة رقمية أو مطبوعة، وإنما في مدى توافق النظام المستخدم مع المتطلبات المحددة للفوترة الإلكترونية.
لذلك تحتاج المنشأة الخاضعة للمتطلبات إلى استخدام حل فوترة إلكترونية متوافق يمكنه إصدار وحفظ الفواتير وفق المتطلبات المعمول بها.
قبل اختيار البرنامج، من الأفضل مراجعة مجموعة من المعايير:
يجب أن يكون النظام مصممًا للتعامل مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
يجب أن تكون عملية إنشاء الفاتورة سريعة وواضحة للموظفين.
من الأفضل أن تكون الفواتير مرتبطة بالحسابات بدلًا من إدخال البيانات أكثر من مرة.
وجود قاعدة بيانات للعملاء يساعد على تسريع إصدار الفواتير.
للأنشطة التجارية، يعتبر ربط الفاتورة بالمبيعات والمخزون ميزة مهمة.
يساعد النظام الذي يوفر تقارير واضحة على متابعة أداء المنشأة والفواتير والمبيعات.
يجب اختيار مزود يحرص على تحديث النظام بما يتناسب مع المتطلبات الفنية والتنظيمية.
الفاتورة الإلكترونية في السعودية ليست مجرد نسخة رقمية من الفاتورة الورقية، وليست مجرد ملف PDF يتم إرساله إلى العميل.
الفاتورة الإلكترونية يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني، وفق المتطلبات المحددة للفوترة الإلكترونية. كما أن الفاتورة الورقية التي يتم تصويرها أو مسحها ضوئيًا لا تتحول بمجرد ذلك إلى فاتورة إلكترونية.
أما الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والفاتورة التقليدية فيتمثل بصورة أساسية في طريقة الإصدار والحفظ والمعالجة والتكامل مع الأنظمة الإلكترونية.
ومع تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية على مراحل، أصبح اختيار برنامج فوترة إلكترونية متوافق خطوة مهمة للمنشآت الخاضعة للمتطلبات، خصوصًا عندما يكون البرنامج قادرًا على الجمع بين الفواتير والمبيعات والمحاسبة والمخزون والعملاء في نظام واحد.
هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني، وفق المتطلبات المحددة للفواتير الإلكترونية.
لا. تحويل الفاتورة الورقية إلى PDF أو تصويرها أو مسحها ضوئيًا لا يجعلها فاتورة إلكترونية وفق تعريف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الفاتورة الإلكترونية تصدر وتحفظ من خلال نظام إلكتروني متوافق، بينما الفاتورة التقليدية قد تكون ورقية أو معدة بطريقة لا تحقق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
تطبق متطلبات الفوترة الإلكترونية على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية وفق الضوابط التي تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، بينما بدأت المرحلة الثانية الخاصة بالربط والتكامل في 1 يناير 2023 بشكل تدريجي.
الفاتورة الإلكترونية هي طريقة إصدار وحفظ الفاتورة بصيغة إلكترونية منظمة، بينما الفاتورة الضريبية هي نوع من الفواتير التي تحتوي على العناصر الضريبية المطلوبة. وتوجد أيضًا الفاتورة الضريبية المبسطة وفق طبيعة المعاملة.
إذا كنت تبحث عن برنامج فوترة إلكترونية في السعودية يساعدك على إدارة الفواتير والمبيعات والحسابات والمخزون والعملاء من نظام واحد، يمكنك التواصل مع فريق برنامج رقم للمحاسبة والمبيعات.
الهاتف: +966509009516
البريد الإلكتروني: sales@ragmcloud.com
العنوان: الرياض – حي المغرزات – طريق الملك عبدالله
ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يومًا مع برنامج رقم.
“نهتم بأعمال إدارة الحسابات المالية لجميع أنشطتك بدقة ومهارة عالية، استخدم برنامج رقم ولا تحمل هم اسعار برنامج محاسبه بعد اليوم، لأن باقات أسعارنا دائما في متناول الجميع.”
شارك المنشور على منصات التواصل الإجتماعي
