عندك شركة صغيرة ولسه بتدير الحسابات يدوي أو على Excel؟ اعرف إمتى تحتاج برنامج محاسبي، وإيه العلامات اللي بتقول إن طريقة الشغل الحالية بدأت تكلفك وقت وفلوس.
لو صاحب شركة صغيرة سألني: «أنا شغلي لسه بسيط، هل فعلًا محتاج برنامج محاسبي؟»
هقول له: مش حجم الشركة هو اللي يحدد، لكن طريقة شغلك وعدد العمليات اللي بتعملها كل يوم.
يعني ممكن شركة صغيرة عندها 20 عميل، لكن عندها فواتير ومشتريات ومخزون ومصاريف ومبالغ عند العملاء. هنا المشكلة مش إن الشركة صغيرة، المشكلة إن البيانات بدأت تكتر.
وفي المقابل، ممكن مشروع لسه في بدايته وعدد عملياته قليل جدًا، وساعتها استخدام Excel أو طريقة بسيطة ممكن يكون كافي لفترة.
الموضوع كله متعلق بالسؤال ده:
هل أنت لسه قادر تتابع شغلك بنفسك من غير ما تضيع وقت أو أرقام؟
لو الإجابة بدأت تبقى «لأ»، هنا البرنامج المحاسبي بقى له معنى.
أول علامة إنك بتبدأ تدخل نفس البيانات أكتر من مرة.
مثلًا عندك فاتورة بيع. بتسجلها في Excel، وبعدها تبعتها للمحاسب، وبعدها تخصم الكمية من ملف المخزون، وبعدها تراجع حساب العميل في ملف تاني.
الفاتورة الواحدة بقت محتاجة منك أكتر من خطوة.
مع الوقت، الخطأ بيحصل بسهولة.
ممكن تنسى تخصم كمية من المخزون، أو تسجل مبلغ غلط، أو تراجع رصيد عميل على بيانات قديمة.
العلامة التانية إنك مش قادر تجاوب بسرعة على أسئلة بسيطة.
صاحب الشركة المفروض يقدر يعرف:
بعتنا بكام النهارده؟
مين عليه فلوس؟
إيه اللي اتباع أكتر؟
كام موجود في المخزن؟
كام إجمالي المصروفات؟
إيه وضع المبيعات؟
لو كل سؤال محتاج تفتح أكتر من ملف وتراجع مع الموظفين والمحاسب، فهنا طريقة الإدارة نفسها محتاجة تتغير.
العلامة التالتة إن المخزون بدأ يعمل لك مشاكل.
مثلًا النظام أو الملف بيقول إن عندك 200 قطعة، لكن لما تعمل جرد تلاقي 175.
هتبدأ تدور على الفرق: هل فيه بيع ماتسجلش؟ هل فيه مرتجع؟ هل حصل خطأ في تسجيل المشتريات؟ هل فيه هالك؟
وجود برنامج لإدارة المخزون وربطه بالمبيعات والمشتريات بيساعدك تتابع حركة الصنف بدل ما تعتمد على الذاكرة أو الملفات المنفصلة.
وبرضه لو عندك عملاء بيشتروا بالأجل، الموضوع بيكبر أكتر.
ممكن يكون عندك 30 أو 40 عميل، وكل واحد عليه مبلغ مختلف وتاريخ تحصيل مختلف.
ساعتها السؤال «العميل ده عليه كام؟» المفروض إجابته تظهر قدامك، مش تحتاج مكالمة مع المحاسب أو البحث في ملفات قديمة.
نفس الفكرة مع الموردين.
لما المشتريات والفواتير والمدفوعات تكون متسجلة في مكان واحد، تقدر تعرف رصيد المورد بدل ما تجمع الأرقام بنفسك.
وهنا البرنامج المحاسبي مش مجرد أداة للحسابات.
هو وسيلة تخليك تشوف النشاط كله بشكل أوضح.
لو احتياجاتك بدأت تشمل الحسابات والمبيعات والمشتريات والمخزون والفواتير والعملاء، فوجود نظام واحد بيكون عملي أكثر من تشغيل كل جزء بطريقة منفصلة.
برنامج رقم بيجمع المحاسبة والمبيعات والمشتريات والمخزون والفواتير والعملاء والتقارير داخل نظام سحابي واحد، وده يخلي البيانات المرتبطة ببعضها موجودة في مكان واحد.
يعني لما تسجل عملية بيع، الموضوع مش مجرد تسجيل مبلغ.
العملية ممكن ترتبط بالفاتورة والعميل والمخزون والتقارير، حسب إعدادات النظام.
وده بيفرق مع صاحب الشركة لأنه بدل ما يسأل كل موظف عن جزء من الصورة، يقدر يرجع للنظام ويشوف البيانات الموجودة عنده.
ولو الشركة كبرت بعد فترة وبدأ يبقى عندها موظفين أكتر أو فرع جديد أو مخزن إضافي، وجود نظام من البداية بيسهل عملية التنظيم والتوسع.
كمان مش معنى إنك شركة صغيرة إنك محتاج تدفع في نظام مليان خصائص مش هتستخدمها.
اختار على حسب احتياجك الحقيقي.
لو شغلك مجرد عدد قليل جدًا من العمليات، ممكن تبدأ ببساطة.
لكن لو عندك مبيعات يومية، مخزون، عملاء، موردين، فواتير ومصروفات، فالاعتماد الكامل على Excel والملفات اليدوية ممكن يخليك تضيع وقت كبير في المتابعة بدل ما تركز في تشغيل الشركة.
وفي النهاية، السؤال الصح مش:
«شركتي صغيرة ولا كبيرة؟»
السؤال الأهم:
«هل الأرقام عندي واضحة، ولا كل مرة محتاج أدور عليها؟»
لو بقيت بتضيع وقت في معرفة المبيعات والمخزون والمديونيات والمصروفات، فده غالبًا معناه إن طريقة الإدارة الحالية محتاجة نظام أكثر تنظيمًا.
وممكن تبدأ بتجربة النظام وتشوف بنفسك هل مناسب لطريقة شغلك قبل ما تاخد قرارك.
لو عايز تعرف أنهي نظام أو باقة تناسب حجم شغلك، تقدر تتواصل مع فريق رقم.
الهاتف: +966509009516
البريد الإلكتروني: sales@ragmcloud.com
العنوان: الرياض – حي المغرزات – طريق الملك عبدالله
“نهتم بأعمال إدارة الحسابات المالية لجميع أنشطتك بدقة ومهارة عالية، استخدم برنامج رقم ولا تحمل هم اسعار برنامج محاسبه بعد اليوم، لأن باقات أسعارنا دائما في متناول الجميع.”
شارك المنشور على منصات التواصل الإجتماعي
